Fungsi-Fungsi Manajemen Pendidikan

Oleh : Subagio,M.Pd.

Secara umum, ada empat fungsi manajemen yang sering orang menyebutnya “POAC”, yaitu Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling. Dua fungsi yang pertama dikategorikan sebagai kegiatan mental sedangkan dua berikutnya dikategorikan sebagai kegiatan fisik. Suatu manajemen bisa dikatakan berhasil jika keempat fungsi di atas bisa dijalankan dengan baik. Kelemahan pada salah satu fungsi manajemen akan mempengaruhi manajemen secara keseluruhan dan mengakibatkan tidak tercapainya proses yang efektif dan efisien.
1. Fungsi Perncanaan (Planning)
Perencanaan menjadi pegangan setiap pimpinan dan pelaksana untuk dilaksanakan. Dengan demikian, melalui perencanaan dapat dipersatukan kesamaan pandangan, sikap dan tindak dalam pelaksanaan di lapangan. Dapat pula dikatakan bahwa pimpinan harus mengetahui secara pasti tujuan jangka menengah dan di atas perencanaan jangka panjang menengah ini pula, ia harus menentukan perencanaan jangka pendek. Perencanaan jangka pendek ini harus dirinci berdasarkan skala prioritas, mana yang harus dikerjakan terebih dahulu dan secara bertahap serta terencana melaksanakan tahap-tahap berikutnya sampai tujuan jangka pendek itu dapat tercapai sepenuhnya, perlu diadakan evaluasi untuk menyempurnakan langkah selanjutnya.
Perencanaan merupakan suatu proses yang tidak berakhir bila rencana tersebut telah ditetapkan, rencana yang harus diimplementasikan. Setiap saat selama proses implementasi dan pengawasan, rencana-rencana mungkin memerlukan modifikasi agar tetap berguna. Oleh karena itu perencanaan harus mempertimbangkan kebutuhan fleksibilitas, agar mampu menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi baru secepat mungkin. Perencanaan adalah proses dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya. Perbedaan pelaksanaan adalah hasil tipe dan tingkat perencanaan yang berbeda pula. Perencanaan dalam organisasi adalah esensial, karena dalam kenyataannya perencanaan memegang peranan lebih dibanding fungsi-fungsi manajemen lainnya. Fungsi-fungsi pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan sebenarnya hanya melaksanakan keputusan-keputusan perencanaan.
Salah satu aspek yang juga penting dalam perencanaan adalah pembuatan keputusan (making decision), proses pengembangan dan penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu.
Ada empat tahapan dalam perencanaan, yaitu: (a). Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan (b). Merumuskan tujuan saat ini. (c). Mengidentifikasikan segala peluang dan hambatan. (d). Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu.
2. Fungsi Pengorganisasian (Organizing)
Fungsi pengorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada Sumber Daya Manusia (SDM) dan sumber daya fisik lain yang dimiliki organisasi pendidikan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan pendidikan.
Pengorganisasian merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. Dua aspek utama proses susunan struktur organisasi yaitu departementalisasi dan pembagian kerja. Departementalisasi adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja organisasi agar kegiatan-kegiatan sejenis saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Hal ini akan tercermin pada struktur formal suatu organisasi dan tampak atau ditunjukkan oleh bagan suatu organisasi. Pembagian kerja adalah perincian tugas pekerjaan agar setiap individu pada organisasi bertanggungjawab dalam melaksanakan sekumpulan kegiatan. Kedua aspek ini merupakan dasar proses pengorganisasian suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif.
Ada beberapa pengertian organisasi antara lain, seperti yang diinventarisir oleh Ritha F. Dalimunthe dalam (http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/1236/1/manajemen-ritha.pdf) yaitu: (a). Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya yang ada. (b). Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya, dan pada tiap kelompok diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok. (c). Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas dan para karyawan. (d). Cara para manajer membagi tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas tersebut.
Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal mengelompokan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi dapat dicapai dengan efisien. Ada beberapa aspek penting dalam proses pengorganisasian, yaitu : a). Bagan organisasi formal; b). Pembagian kerja; c). Departementalisasi; d) Rantai perintah atau kesatuan perintah; e). Tingkat-tingkat hiraki manajemen f). Saluran Komunikasi; dan g). Rentang manajemen dan kelompok informal yang dapat dihindarkan.
Proses pengorganisasian terdiri dari tiga tahap, yaitu : (a). Perincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan setiap individu dalam mencapai tujuan organisasi, (b). Pembagian beban pekerjaan menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logika dapat dilaksanakan oleh setiap individu. Pembagian kerja sebaiknya tidak terlalu berat sehingga tidak dapat diselesaikan, atau terlalu ringan sehingga ada waktu menganggur, tidak efisien dan terjadi biaya yang tidak perlu. (c). Pengadaan dan pengembangan mekanisme kerja sehingga ada koordinasi pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis. Mekanisme pengkoordinasian ini akan membuat para anggota organisasi memahami tujuan organisasi dan mengurangi ketidak efisiensian dan konflik.
3. Fungsi Pengarahan (Actuating)
Pengarahan merupakan hubungan manusia dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan agar bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien dalam pencapaian tujuan suatu organisasi. Di dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah lakunya yang berbeda-beda. Ada beberapa pronsip yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan dalam melakukan pengarahan yaitu : (a). Prinsip mengarah kepada tujuan. (b). Prinsip keharmonisan dengan tujuan. (c). Prinsip kesatuan komando.
Pada umumnya pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar mereka bersedia untuk bekerja sebaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang dari prinsip-prinsip di atas.
Cara-cara pengarahan yang dilakukan, seperti yang diungkapkan oleh Ritha F. Dalimunthe dalam (http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/1236/1/manajemen-ritha.pdf) dapat berupa:
a. Orientasi
Merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik.
b. Perintah
Merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada di bawahnya untuk melakukan atau mengulangi suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu.
c. Delegasi wewenang
Dalam pendelegasian wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepadabawahannya.
4. Fungsi Pengawasan (Controlling)
Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud dan tujuan yang telah digariskan semula. Controlling (pengawasan) ialah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yang ditetapkan (Ulbert Silalahi,2000). Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar prestasi dengan sasaran perencanaan, merancang sistem umpan balik informasi, membandingkan prestasi aktual dengan standar yang telah ditetapkan itu, menentukan apakah terdapat penyimpangan dan mengukur signifikan tersebut dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan yang sedang digunakan sedapat mungkin secara lebih efisien dan efektif guna mencapai sasaran perusahaan (Bedjo Siswanto,1991). Pengawasan (controlling) dapat diartikan sebagai proses untuk menetapkan pekerjaan apa yang yang sudah dilaksanakan, menilainya dan mengoreksi bila perlu dengan maksud supaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana semula. (M. Manullang,1998)
Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan, bahwa kegiatan pengawasan dimaksudkan untuk mencegah penyimpangan-penyimpangan dalam pelaksanaan kegiatan atau pekerjaan dan sekaligus melakukan tindakan-tindakan perbaikan apabila penyimpangan sudah terjadi dari apa yang sudah direncanakan.
Dengan demikian kegiatan controlling mengusahakan agar pelaksanaan rencana sesuai dengan yang ditentukan dalam rencana. Diantara beberapa fungsi manajemen, perencanaan dan pengawasan (controlling) mempunyai peran yang sangat penting dalam fungsi perencanaan menetapkan tentang apa yang harus dicapai pada periode tertentu, sedangkan dalam pengawasan (controlling) berusaha untuk mengevaluasi apakah tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai dan kalau tidak dapat dicapai faktor penyebabnya, sehingga dapat dilakukan tindakan perbaikan (corretive action).
Oleh karena itu betapa eratnya hubungan antara perencanaan dan pengawasan. Dalam perencanaan aktivitas organisasi, tujuan utama dan sasaran serta metode untuk mencapainya ditetapkan dengan jelas. Dalam controlling mengukur kemajuan kearah tujuan tersebut dan memungkinkan pimpinan mendeteksi penyimpangan-penyimpangan dari perencanaan tersebut tepat pada waktunya untuk melakukan tindakan sebelum penyimpangan menjadi lebih jauh.
Dengan perkataan lain pengawasan dan penelitian diperlukan untuk menjamin bahwa pelaksanaan program kerja tidak terlalu menyimpang dari rencana dan jika tidak ada penyimpangan, maka itu dapat diterima secara rasional dan efisien.
Dapat kita tarik kesimpulan bahwa fungsi controlling merupakan suatu proses untuk mengawasi segala kegiatan tertuju pada sasarannya, sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai serta merupakan tindakan perbaikan dalam pelaksanaan segala kegiatan progam kerja yang sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Kata “pengawasan” sering berkonotasi tidak menyenangkan, karena dianggap mengecam kebebasan dan otonomi pribadi, padahal organisasi sangat memerlukan pengawasan untuk menjamin tercapainya tujuan, sehingga tugas manajer adalah menemukan keseimbangan antara pengawasan organisasi dan kebebasan pribadi atau mencari tingkat pengawasan yang tepat. Pengawasan yang berlebihan akan menimbulkan birokrasi, mematikan kreativitas dan sebagainya yang akhirnya merugikan organisasi sendiri, sebaliknya pengawasan yang tidak mencukupi dapat menimbulkan pemborosan sumber daya dan membuat sulit pencapaian tujuan.
Dari berbagai batasan pengawasan (controlling), bahwa tujuan utama dari pengawasan ialah mengusahakan agar apa yang direncanakan menjadi kenyataan. Untuk dapat merealisasikan tujuan utama, maka pengawasan pada taraf pertama bertujuan agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan instruksi yang telah dikeluarkan dan untuk mengetahui kelemahan-kelamahan serta kesulitan-kesulitan yang dihadapi dalam pelaksanaan rencana berdasarkan penemuan-penemuan tersebut dapat diambil tindakan untuk memperbaikinya baik pada waktu itu ataupun waktu-waktu yang akan datang.

Dalam proses pengawasan lebih banyak meliputi tindakan mencari sumber kesulitan dan mengoreksinya. Oleh sebab itu, tujuan fungsi control antara lain adalah : (1). Mencegah terjadinya penyimpangan pencapaian tujuan yang telah direncanakan. (2). Agar proses kerja sesuai dengan prosedur yang telah digariskan atau ditetapkan. (3). Mencegah dan menghilangkan hambatan dan kesulitan yang akan datang, sedang atau mungkin terjadi dalam pelaksanaan kegiatan. (4). Mencegah penyimpangan penggunaan sumber daya. (5). Mencegah penyalahgunaan otoritas dan kedudukan
Agar tujuan tersebut tercapai, maka akan lebih baik jika tindakan control dilakukan sebelum terjadi penyimpangan-penyimpangan sehingga lebih bersifat mencegah (preventif control) dibandingkan dengan tindakan control sesudah terjadi penyimpangan (representative control). Control suatu sistem akan menjadi efektif apabila : (1). Keluaran yang sesungguhnya diukur dengan tepat dan dibandingkan dengan keluaran yang diinginkan. (2). Keputusan-keputusan tindakan yang diperlukan dilaksanakan. (3). Umpan balik informasi cukup cepat untuk mengadakan perbaikan-perbaikan sebelum factor-faktor dalam proses menjadi tidak sesuai dengan perbaikan-perbaikan yang dibuat.

Subagio,M.Pd, adalah Kepala SMPN 2 Cibeureum Kab. Kuningan