Manajemen Mutu Terpadu di Sekolah

Oleh : Subagio,M.Pd.
(Kepala SMPN 2 Cibeureum)

Manajemen Mutu Terpadu yang diterjemahkan dari Total Quality Management (TQM) atau disebut pula Pengelolaan Mutu Total (PMT) adalah suatu pendekatan mutu pendidikan melalui peningkatan mutu komponen terkait. M. Jusuf Hanafiah, dkk mendefinisikan Pengelolaan Mutu Total (PMT) sebagai suatu pendekatan yang sistematis, praktis, dan strategis dalam menyelenggarakan suatu organisasi yang mengutamakan kepentingan pelanggan. Pendekatan ini bertujuan untuk meningkatkan dan mengendalikan mutu.
Sedangkan yang dimaksud dengan Pengelolaan Mutu Total (PMT) pendidikan tinggi (bisa pula sekolah) adalah cara mengelola lembaga pendidikan berdasarkan filosofi bahwa meningkatkan mutu harus diadakan dan dilakukan oleh semua unsur lembaga sejak dini secara terpadu dan berkesinambungan, sehingga pendidikan sebagai jasa yang berupa proses pembudayaan sesuai dengan dan bahkan melebihi kebutuhan para pelanggan, baik masa kini maupun yang akan datang.

1. Komponen dan Prinsip-prinsip dalam Mutu Pendidikan
Komponen yang terkait dengan mutu pendidikan ada lima macam. Pertama, siswa, meliputi kesiapan dan motivasi belajarnya. Kedua, guru, meliputi kemampuan profesional, moral kerja (kemampuan profesional), dan kerja sama (kemampuan sosial). Ketiga, kurikulum, meliputi relevansi konten (isi), dan operasionalisasi proses pembelajaarannya. Keempat, sarana dan prasarana, meliputi kecukupan dan keefektifan daalam mendukung proses pembelajaran. Kelima, masyarakat (orang tua, pengguna lulusan, dan perguruan tinggi), yaitu partisipasinya dalam pengembangan program-program pendidikan sekolah.
Minimal ada delapan prinsip yang harus diterjemahkan dalam tataran praktis manajerial sekolah dalam rangka manajemen pola organisasi demi meningkatkan mutu pendidikan. Kedelapan prinsip tersebut adalah : a. Fokus pada Pelanggan, Organisasi bergantung pada pelanggan. Oleh karenanya, organisasi harus memahami kebutuhan masa kini dan masa mendatang dari pelanggannya, serta harus memenuhi dan berusaha melampaui harapan pelanggan. Kemampuan menarik perhatian, melayani, dan memelihara pelanggan adalah tujuan tertinggi dari sekolah. Tanpa fokus dan keterlibatan pelanggan, tujuan manajemen mutu tidak berarti. Organisasi yang berfokus pada orientasi pelayanan sebagai perangkat utama dalam melaksanakan misinya. b. Kepemimpinan, Pemimpin menetapkan kesatuan tujuan dan arah organisasi. Pemimpin puncak perlu menyusun visi sekolah dengan jelas dan dilengkapi dengan sasaran dan tujuan yang konsisten serta didukung pula dengan perencanaan taktis dan strategis. c. Pelibatan Anggota, Anggota pada semua tingkatan merupakan inti suatu organisasi, dan pelibatan penuh mereka memungkinkan kemampuannya dipakai untuk manfaat organisasi. Para karyawan harus dilibatkan pada setiap proses untuk menyusun arah dan tujuan serta peralatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan mutu, sehingga setiap individu akan terlibat dan punya tanggung jawab untuk mencari perbaikan yang terus-menerus terhadap proses yang berada pada lingkup tugasnya. d. Pendekatan Proses, ialah suatu pendekatan untuk perencanaan, pengendalian, dan peningkatan proses-proses utama dalam sekolah (trilogi proses mutu) dengan lebih menekankan terhadap keinginan pelanggan daripada keinginan fungsional. Orientasi proses ini memerlukan memerlukan perubahan yang cukup signifikan, karena banyak manajemen yang lebih berorientasi pada produk daripada proses. e. Pendekatan Sistem pada Manajemen, Sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari berbagai bagian/komponen yang satu sama lain saling berhubungan dan saling tergantung untuk menuju tujuan. Pendekatan sistem memandang suatu organisasi secara keseluruhan daripada bagian-bagian, yang diekpresikan sebagai holistik. f. Perbaikan berkesinambungan, Perbaikan berkesinambungan atas kinerja secara organisasi secara menyeluruh hendaknya dijadikan sebagai sasaran tetap dari organisasi. Proses berkesinambungan adalah prinsip dasar dimana mutu menjadi pusatnya. Proses ini merupakan pelengkap dan yang menghidupkan prinsip orientasi proses dan prinsip fokus pada pelanggan. g. Pendekatan Fakta pada Pengambilan Keputusan, Keputusan yang efektif didasarkan pada analisis data dan informasi. Pengambilan keputusan yang dilakukan berdasarkan pendapat atau informasi lisan sering kali menimbulkan bias. Oleh karena itu, manajemen hendaknya membangun kebiasaan menggunakan fakta dan hasil analisis sebelum melakukan pengambilan keputusan. Fakta dapat diperoleh dengan wawancara, kuisioner, jajak pendapat, pengujian, analisis statistik, dan lain-lain yang memberikan hasil yang objektif. h. Hubungan yang Saling Menguntungkan dengan Pemasok, Hubungan antara sekolah dan pemasoknya (masyarakat) yang saling bergantung dan saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan keduanya untuk menciptakan nilai. Organisasi manajemen mutu yang sukses menjalin hubungan yang kuat dengan para pemasok dan pelanggan untuk menjamin terjadinya perbaikan mutu secara berkesinambungan dalam menghasilkan barang dan jasa.

2. Peran Kepemimpinan dalam Peningkatan Mutu Pendidikan
a. Gaya Kepemimpinan Menurut Peters dan Austin
Peters dan Austin dalam bukunya A Passion for Excellence memandang bahwa pemimpin pendidikan membutuhkan perspektif- perspektif sebagai berikut : Pertama, visi dan simbol-simbol. Kepala sekolah harus mengomunikasikan nilai-nilai institusi kepada para staf, para pelajar, dan kmunitas yang lebih luas. Kedua, MBWA (Management by Walking About/ Manajemen dengan Melaksanakan) adalah gaya kepemimpinan yang dibutuhkan bagi sebuah instansi. Ketiga, “Untuk para pelajar”. Istilah ini artinya dekat dengan pelanggan dalam pendidikan. Ini memastikan bahwa institusi memiliki fokus yang jelas terhadap pelanggan utamanya. Keempat, otonomi, eksperimentasi dan antisipasi terhadap kegagalan. Pemimpin pendidikan harus melakukan inovasi di antara staf-stafnya dan bersiap-siap mengantisipasi kegagalan yang mengirngi inovasi tersebut. Kelima, menciptakan rasa kekeluargaan di antara para pelajar, orang tua, guru, dan staf institusi. Keenam, ketulusan, kesabaran, semangat, intensitas, dan antusiasme. Sifat-sifat tersebut merupakan mutu personal esensial yang dibutuhkan pemimpin lembaga pendidikan.
Fungsi utama seorang pemimpin (kepala sekolah) dalam mengembangkan budaya mutu dan mengusahakan inisiatif mutu terpadu adalah sebagai berikut : (1). Memiliki visi mutu terpadu bagi institusi; (2). Memiliki komitmen yang jelas terhadap proses peningkatan mutu; (3). Mengomunikasikan pesan mutu; (4). Memastikan kebutuhan pelanggan menjadi pusat kebijakan dan praktik institusi; (5). Mengarahkan perkembangan karyawan; (6). Berhati-hati dengan tidak menyalahkan orang lain saat persoalan muncul tanpa bukti-bukti yang nyata, sebab kebanyakan persoalan yang muncul adalah hasil dari kebijakan inatitusi dan bukan kesalahan staf; (7). Memimpin inovasi dalam institusi; (8). Mampu memastikan bahwa strutur organisasi secara jelas telah mendefinisikan tanggung jawab dan mampu mempersiapkan delegasi yang tepat; (9). Memiliki komitmen untuk menghilangkan rintangan, baik yang bersifat organisasional maupun kultural; (10). Membangun tim yang efeftif; dan (11). Mengembangkan mekanisme yang tepat untuk mengawasi dan mengevaluasi kesuksesan.

b. Gaya Kepemimpinan Menurut Spanbauer
Spanbauer telah menyampaikan pengarahan bagi para pemimpin dalam mencipakan lingkungan pendidikan yang baru. Dia berpendapat bahwa pemimpin institusi pendidikan harus memandu dan membantu pihak lain dalam mengembangkan karakteristik yang serupa. Sikap tersebut mendorong terciptanya tanggung jawab bersama-sama serta sebuah gaya kepemimpinan di mana pemimpin yang melahirkan lingkungan kerja yang interaktif. Dia menggambarkan sebuah gaya kepemimpinan di mana pemimpin harus menjalankan dan membicarakan mutu serta mampu memahami bahwa perubahan terjadi sedikit demi sedikit, bukan serta merta.

c. Kriteria Pemimpin yang Baik
Setiap organisasi pendidikan, khususnya dalam divisi-divisi atau sektor-sektor di organisasi, harus memiliki seorang pemimpin atau penanggung jawab, kepemimpinan adalah kemampuan mempengaruhi kelompok ke arah pencapaian tujuan (Sudarwan Danim dan Suparno,2009). Ada beberapa hal yang membedakan antara pemimpin yang baik dan pemimpin yang tidak baik, diantaranya sebagai berikut : (1). Pemimpin lebih banyak menggunakan pendekatan pull (menarik) daripada push (mendorong). Seorang pemimpin akan terlibat secara nyata dalam usahanya melaksanakan kepemimpinan. (2). Pemimpin tahu arah tujuannya. Pemimpin menentukan visi organisasi dan cara-cara untuk mencapai visi tersebut. Mereka juga memberikan pedoman dan tujuan yang jelas untuk mencapai kesuksesan dalam jangka panjang. (3). Pemimpin harus berani dan dapat dipercaya. Pemimpin harus berani mengambil resiko dalam menghadapi dan mengatasi segala macam rintangan dan hambatan yang timbul. Bahkan, kadang kala tujuan jangka pendek harus berani dikorbankan bila memang menghambat tercapainya visi organisasi. Selain itu, pemimpin juga harus dipercaya oleh bawahannya, karena bila tidak, ia tidak akan dapat menjadi pemimpin yang baik. (4). Peranan terpenting daari seorang pemimpin setelah membentuk visi dan cara pencapaiannya adalah membantu para bawahan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan rasa bangga. Peranan seorang pemimpin bukanlah mendikte bawahan, tetapi memberikan kemudahan (facilitate) kepada mereka. Mereka diberi pelatihan agar dapat terlibat dalam proses organisasi dengan kemampuan maksimal yang mereka miliki.

d. Langkah-Langkah dalam Menyukseskan kepemimpinan Kepala Sekolah
Ada beberapa langkah dalam menyukseskan kepemimpinan kepala sekolah. Berdasarkan hasil studi yang telah dilakukannya, Southern Regional Education Board (SREB) telah mengidentifikasi 13 faktor kritis terkait dengan keberhasilan kepala sekolah dalam mengembangkan prestasi belajar siswa. Ketigabelas faktor tersebut adalah : (1). Menciptakan misi yang terfokus pada upaya peningkatan prestasi belajar siswa, melalui praktik kurikulum dan pembelajaran yang memungkinkan terciptanya peningkatan prestasi belajar siswa. (2). Ekspektasi yang tinggi bagi semua siswa dalam mem pelajari bahan pelajaran pada level yang lebih tinggi. (3). Menghargai dan mendorong implementasi praktik pembelajaran yang baik, sehingga dapat memotivasi dan meningkatkan prestasi belajar siswa. (4). Memahami bagaimana memimpin organisasi sekolah, dimana seluruh guru dan staf dapat memahami dan peduli terhadap siswanya. (5). Memanfaatkan data untuk memprakarsai upaya peningkatan prestasi belajar siswa dan praktik pendidikan di sekolah maupun di kelas secara terus menerus. (6). Menjaga agar setiap orang dapat memfokuskan pada prestasi belajar siswa. (7). Menjadikan para orang tua sebagai mitra dan membangun kolaborasi untuk kepentingan pendidikan siswa. (8). Memahami proses perubahan dan memiliki kepemimpinan untuk dapat mengelola dan memfasilitasi perubahan tersebut secara efektif. (9). Memahami bagaimana orang dewasa belajar (baca: guru dan staf) serta mengetahui bagaimana upaya meningkatkan perubahan yang bermakna sehingga terbentuk kualitas pengembangan profesi secara berkelanjutan untuk kepentingan siswa. (10). Memanfaatkan dan mengelola waktu untuk mencapai tujuan dan sasaran peningkatan sekolah melalui cara-cara yang inovatif. (11). Memperoleh dan memanfaatkan berbagai sumber daya secara bijak. (12). Mencari dan memperoleh dukungan dari pemerintah, tokoh masyarakat dan orang tua untuk berbagai agenda peningkatan sekolah. (13). Belajar secara terus menerus dan bekerja sama dengan rekan sejawat untuk mengembangkan riset baru dan berbagai praktik pendidikan yang telah terbukti.

e. Kriteria Kepala Sekolah yang Efektif
Pemimpin lembaga pendidikan, khususnya di lingkungan pendidikan dasar ataupun menengah, merupakan motivator, event organizer bahkan penentu arah kebijakan sekolah yang akan menentukan bagaimana tujuan-tujuan pendidikan pada umumnya direalisasikan. Menurut E. Mulyasa kepala sekolah yang efektif adalah kepala sekolah yang memenuhi kriteria sebagai berikut : (1). Mampu memberdayakan guru-guru untuk melaksanakan proses pembelajaran dengan baik, lancar, dan produktif. (2). Dapat menyelesaikan tugas dan pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan. (3). Mampu menjalin hubungan yang harmonis dengan masyarakat, sehingga dapat melibatkan mereka secara aktif dalam rangka mewujudkan tujuan sekolah dan pendidikan. (4). Berhasil menerapkan prinsip kepemimpinan yang sesuai dengan tingkat kedewasaan guru dan pegawai lain di sekolah. (5). Bekerja dengan tim manajemen. (6). Berhasil mewujudkan tujuan sekolah secara produktif sesuai dengan ketentuan yang telah ditentukan.